Du er vår leverandør, forretnings- eller samarbeidspartner
1. Informasjon om Proffsmagasinets behandling av personopplysninger – Leverandører og forretnings- og samarbeidspartnere
2. Hvilke personopplysninger behandler vi om deg?
Vi behandler personopplysninger om deg hvis du er kontaktperson, signatar eller annen representant for en potensiell eller eksisterende leverandør, forretnings- eller samarbeidspartner. Vi samler kun inn personopplysninger til forhåndsgitte formål – hva vi samler inn om deg avhenger av hvordan du samhandler med oss. Vi samler inn og behandler følgende kategorier av personopplysninger:
- Identitetsopplysninger: opplysninger som gjør det mulig å identifisere deg, for eksempel navn, personnummer/koordinasjonsnummer eller organisasjonsnummer (i tilfelle en enkeltperson som er leverandør til oss), signatur og bank-ID. Personnummer behandles på grunn av viktigheten av sikker identifikasjon, i samsvar med personopplysningsloven § 12.
- Kontaktopplysninger: opplysninger som gjør det mulig for oss å kontakte deg, for eksempel adresse, e-postadresse og telefonnummer.
- Leverandørinformasjon: leverandør-ID, kredittverdighet, mulig oppføring på sanksjonslister på både selskaps- og eiernivå, og et spørreskjema om atferdskodeks (CoC) utfylt av leverandøren.
- Jobbdetaljer: detaljer om din rolle i organisasjonen du representerer, for eksempel stillingstittel, detaljer om selskapet du representerer og selskapets geografiske beliggenhet.
- Besøksdetaljer: informasjon relatert til besøk hos oss, for eksempel kostholdsvaner, og bilder (stillbilder og video) fra våre arrangementer. Siden Proffsmagasinet er en del av Ahlsell-konsernet og dermed deler lokaler med Ahlsell Sverige AB («Ahlsell»), er Ahlsell behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger knyttet til besøk (inkludert kameraovervåking). For mer informasjon om Ahlsells behandling av personopplysninger, se: Behandling av personuppgifter.
- Kommunikasjon: informasjon knyttet til din kommunikasjon med oss, for eksempel innholdet i e-poster, kundestøttesaker, opptak og notater fra telefonsamtaler, andre kommentarer, bilder (stillbilder og video) fra digitale møter/kurs, uansett type, deltakelse i konkurranser, intervjuer, undersøkelser og utvelgelse av fremtidige utsendelser, osv.
- Bankopplysninger: informasjon vi trenger for å utføre betalinger, for eksempel leverandørfakturaer, bankopplysninger, betalingsbetingelser, kostnadssteder osv.
- Tekniske data: informasjon om enheten du bruker (f.eks. datamaskin eller mobiltelefon), for eksempel IP-adresse, operativsystem og nettlesertype, samt informasjon om brukeratferd, posisjonsdata, nettleserhistorikk og engasjementsmålinger fra mottakere av e-postmarkedsføring, inkludert «lest»-status og tidsstempler for e-poster, som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier.
3. Formål, rettslig grunnlag og lagringstid for vår behandling av personopplysninger
3.1 Kjøp av produkt/tjeneste og administrasjon av leverandørforhold
Administrering av leverandørforhold
Formål
Vurdere, administrere og optimalisere leverandørforhold og potensielle leverandørforhold, inkludert blant annet bakgrunnssjekk av leverandørers kredittverdighet og sjekk i forhold til Proffsmagasinets atferdskodeks, samt on-boarding-tiltak (f.eks. opprettelse og signering av avtaler), offboarding og vedlikehold av leverandører i våre IT-systemer/IT-tjenester.
Kategorier av personopplysninger
Identitetsdata, kontaktopplysninger, leverandørdetaljer, tjenestedetaljer, kommunikasjon, bankopplysninger.
Rettslig grunnlag
Enkeltbedrifter: Kontraktsoppfyllelse (GDPR, artikkel 6.1(b)) – å iverksette tiltak på din forespørsel før en eventuell kontrakt inngås og for å oppfylle en slik kontrakt.
Andre juridiske enheter: Berettiget interesse (GDPR artikkel 6(1)(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å administrere kontraktsforhold og oppfylle forpliktelser etter avtalen. Kontakt oss gjerne dersom du ønsker mer informasjon om hvordan vi har vurdert og avveid dine interesser opp mot våre.
Oppbevaringsperiode
Personopplysninger slettes sju (7) år etter at leverandørforholdet er avsluttet.
Personopplysninger knyttet spesifikt til kontoer hos Proffsmagasinet slettes trettiåtte (38) måneder etter at leverandørforholdet er avsluttet.
Ordrehåndtering
Formål
Administrere bestillinger/avrop/kjøp og andre forpliktelser i henhold til avtaler, herunder å legge inn bestillinger, motta leveranser og fakturaer, betale for dem og annen løpende administrasjon av produkt- og tjenesteleveranser til Proffsmagasinet.
Kategorier av personopplysninger
Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, tjenesteopplysninger, besøksopplysninger, bankopplysninger, kommunikasjon.
Rettslig grunnlag
Enkeltbedrifter: Kontraktsoppfyllelse (GDPR, artikkel 6.1(b)).
Andre juridiske enheter: Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å legge inn bestillinger, motta leveranser og oppfylle våre andre forpliktelser i henhold til avtalen. Ta kontakt med oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Opptak av samtaler: Oppfyllelse av en juridisk forpliktelse (GDPR, artikkel 6.1.(c)).
Oppbevaringsperiode
Personopplysninger slettes trettiåtte (38) måneder etter at bestillingen/kjøpet er fullført.
Innspilte samtaler forkastes etter to (2) år.
Returer, klager og krav
Formål
Å håndtere våre returer, klager, krav og andre avvik i forbindelse med bestillinger/avrop/kjøp, for eksempel avvik i faktura, retur og ankomst.
Kategorier av personopplysninger
Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, leverandøropplysninger, tjenesteopplysninger, bankopplysninger, kommunikasjon.
Rettslig grunnlag
Enkeltbedrifter: Kontraktsoppfyllelse (GDPR, artikkel 6.1(b)).
Andre juridiske enheter: Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å håndtere returer, klager og krav. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Opptak av samtaler: Oppfyllelse av en juridisk forpliktelse (GDPR, artikkel 6.1.(c)).
Oppbevaringsperiode
Personopplysninger slettes trettiåtte (38) måneder etter at bestillingen/kjøpet er fullført.
Innspilte samtaler forkastes etter to (2) år.
3.2 Levering av støtte og relaterte tjenester
Support
Formål
Å yte støtte og svare på spørsmål/håndtere saker fra leverandører.
Kategorier av personopplysninger
Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, leverandøropplysninger, tjenesteopplysninger, kommunikasjon, bankopplysninger, tekniske data.
Rettslig grunnlag
Behandlingen av visse tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier under bruk, er basert på ditt samtykke innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)).
Andre data behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å gi støtte og hjelpe våre leverandører ved å svare på spørsmål, gi informasjon, feilsøke osv. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode
Personopplysninger knyttet til støtte- og utviklingsarbeid slettes trettiåtte (38) måneder etter at support-saken er fullført.
Innspilte samtaler forkastes etter to (2) år.
For informasjon om sletning av tekniske data, se Proffsmagasinets nettside om informasjonskapsler.
Tilleggstjenester
Formål
Å tilby tjenester som opplæring, produktvedlikehold, og IT-systemer og IT-tjenester.
Kategorier av personopplysninger
Identitetsdata, kontaktopplysninger, leverandørdetaljer, tjenestedetaljer, besøksdetaljer, bankopplysninger, kommunikasjon, tekniske data.
Rettslig grunnlag
Behandlingen av visse tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier, er basert på ditt samtykke innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)).
Andre data behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – dvs. behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å tilby opplæring og andre tjenester. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode
Personopplysninger slettes trettiåtte (38) måneder etter at tjenesten er levert.
For informasjon om sletning av tekniske data, se Proffsmagasinets nettside om informasjonskapsler.
3.3 Markedsføring og arrangementer
Markedsføring
Formål
Å markedsføre og gi informasjon om vår virksomhet via telefon, e-post, nettsteder, sosiale medier, pressemeldinger og annen kommunikasjon til leverandører og potensielle leverandører.
Kategorier av personopplysninger
Identitetsdata, kontaktopplysninger, kommunikasjon, leverandørdetaljer, tjenestedetaljer, tekniske data.
Du har rett til å protestere mot behandlingen av dine personopplysninger for direkte markedsføring når som helst. Hvis du protesterer mot slik behandling, vil vi ikke lenger behandle dine personopplysninger for dette formålet. Du kan utøve denne retten via Mine sider, ved å kontakte vår kundeservice eller via instruksjoner i aktuelle utsendelser.
Rettslig grunnlag
Behandlingen av visse tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier, er basert på ditt samtykke som er innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)).
Andre data behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – dvs. behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å markedsføre oss selv og nå ut til leverandører, nye og eksisterende.. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode
Personopplysninger slettes trettiåtte (38) måneder etter at leverandør-, forretnings- og partnerforholdet er avsluttet.
Personopplysninger knyttet til utsendelse av nyhetsbrev /annen kommunikasjon slettes ut ved kontakt og varsel om at slik informasjon ikke mottas.
Personopplysninger knyttet til undersøkelser, om nåværende/nåværende, slettes trettiåtte (38) måneder etter at de er fullført.
For informasjon om sletning av tekniske data, se Proffsmagasinets nettside om informasjonskapsler.
Bilder og videoer i markedsføring
Formål
Bruk av stillbilder og bevegelige bilder som fotografier, lydopptak og videoer fra arrangementer i intern og ekstern kommunikasjon og markedsføringsmateriell.
Vi kan bruke AI-teknologi til å produsere, redigere og identifisere bilder og videoer.
Kategorier av personopplysninger
Besøksdata.
Rettslig grunnlag
For portrettbilder vil vi be om ditt samtykke, jf. GDPR artikkel 6(1)(a).
For situasjonsbilder baseres behandlingen på vår berettigede interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) i å ivareta vår berettigede interesse i å gjøre vårt markedsføringsmateriell visuelt tiltalende og relevant. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode
Personopplysninger behandles i bruksperioden og i maksimalt fem (5) år.
Arrangementer og konkurranser
Formål
Å invitere til og administrere deltakelse i våre arrangementer og konkurranser, inkludert å kontakte deltakerne i etterkant.
Kategorier av personopplysninger
Identitetsdata, kontaktopplysninger, tjenesteopplysninger, leverandørdetaljer, besøksopplysninger, kommunikasjon.
Rettslig grunnlag
Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandling er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å organisere arrangementer og konkurranser. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Når vi behandler kostholdspreferanser som involverer helseinformasjon, baserer vi behandlingen på samtykke (GDPR, artikkel 9.2 (a)).
Oppbevaringsperiode
Personopplysninger behandles under det aktuelle arrangementet/konkurransen. Der det er aktuelt, kan personopplysninger lagres i opptil tre (3) måneder etter arrangementet og opptil ett (1) år etter konkurransen for å følge opp arrangementet, verifisere gevinster og administrere premier knyttet til konkurransen.
3.4 Forretningsanalyse og utvikling
Analyse og forbedring av driften
Formål
Løpende innsamling av data til statistikk, rapporter og analyser for å støtte analyse, utvikling, effektivisering og oppfølging av vår drift, forretningssystemer, prosesser og strategier, blant annet ved å følge opp resultatet av virksomhetens kommersielle transaksjoner for å analysere og øke lønnsomheten og gjennomføre interessentanalyser.
Kategorier av personopplysninger
Alle personopplysninger som er spesifisert i personvernerklæringen, se punkt 2 ovenfor.
Rettslig grunnlag
Behandlingen av tekniske data innhentet gjennom informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier, er basert på ditt samtykke innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)).
Andre opplysninger behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å analysere vår virksomhet på ulike nivåer og forbedre våre tjenester. Ta kontakt med oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode
Ingen personopplysninger lagres spesifikt for dette formålet. Personopplysninger som danner grunnlag for dette formålet, lagres i samsvar med lagringstidene som er angitt for hvert formål, som angitt i informasjonen på denne undersiden.
For informasjon om sletning av tekniske data, se Proffsmagasinets nettside om informasjonskapsler.
3.5 Generell behandling
Regnskap
Formål
Administrere regnskapsforpliktelser, inkludert lagring av regnskapsmateriale og utarbeidelse av årsrapporter.
Kategorier av personopplysninger
Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger, leverandøropplysninger, bankopplysninger, kommunikasjon.
Rettslig grunnlag
Rettslig forpliktelse (GDPR artikkel 6(1)(c) og bokføringsloven § 136(1)(c)).
Oppbevaringsperiode
Regnskapsmateriale er oppbevaringspliktig i 3,5 eller 5 år. Dersom vilkårene er oppfylt, kan personopplysninger lagres i inntil syv (7) år basert på berettiget interesse.
IT- og informasjonssikkerhet
Formål
For å beskytte våre IT-systemer og IT-tjenester (slik at de fungerer korrekt og sikkert), utføre tester, feilsøke og undersøke IT-sikkerhetshendelser og årsaker til tekniske problemer, samt gjenopprette data i IT-systemer og IT-tjenester når det er nødvendig (f.eks. sikkerhetshendelse). Det utføres regelmessige sikkerhetskopieringer.
Kategorier av personopplysninger
Identitetsdata, kontaktopplysninger, leverandørdetaljer, tjenestedetaljer, besøksdetaljer, bankopplysninger, tekniske data, kommunikasjon.
Rettslig grunnlag
Behandlingen av visse tekniske data som samles inn via informasjonskapsler eller lignende sporingsteknologier under bruk, er basert på ditt samtykke innhentet via vårt informasjonskapselbanner (GDPR, artikkel 6.1(a)).
Andre data behandles på grunnlag av berettiget interesse (GDPR, artikkel 6.1(f)) – behandlingen er nødvendig for å ivareta vår berettigede interesse i å sikre tilstrekkelig IT- og informasjonssikkerhet på. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode
Personopplysninger som brukes til å teste IT-systemene og IT-tjenester våre, oppdateres i testmiljøet én (1) gang i året. Sikkerhetskopier av personopplysninger i IT-systemene og IT-tjenester våre oppdateres løpende, og gamle versjoner slettes etter maksimalt tolv (12) måneder.
Personopplysninger som behandles for å beskytte oss mot uautorisert tilgang, overbelastning og andre sikkerhetsrisikoer, lagres normalt ikke. Hvis IT-systemene imidlertid blokkeres, for eksempel av sikkerhetsmessige årsaker, lagres opplysningene i maksimalt tre (3) måneder. Personopplysninger som samles inn i form av logger om/under feilsøking, lagres i maksimalt tre (3) måneder.
For informasjon om sletning av tekniske data, se Proffsmagasinets nettside om informasjonskapsler.
Tilsyn, krav og hendelser
Formål
Å undersøke hendelser, svare på krav og gi ønsket informasjon til tilsynsmyndigheter i tilfelle tilsyn.
Kategorier av personopplysninger
Kategoriene av personer og personopplysninger som etterspørres i tilfelle hendelser og tilsyn.
Rettslig grunnlag
Overholdelse av en rettslig forpliktelse (GDPR artikkel 6(1)(c) og GDPR artikkel 31, 33-34 og artikkel 58).
Oppbevaringsperiode
Personopplysninger behandles så lenge hendelsen eller tilsynet pågår og i opptil tjuefire (24) måneder etterpå.
Tvister
Formål
Beskyttelse av våre interesser i tilfelle en tvist.
Kategorier av personopplysninger
Kategoriene av personer og personopplysninger som er nødvendige i forbindelse med tvisten og de involverte partene.
Rettslig grunnlag
Berettiget interesse (GDPR, artikkel 6(1)(f)) – for å kunne beskytte våre interesser i tilfelle en tvist. Kontakt oss hvis du ønsker å vite mer om hvordan vi har avveid dine interesser mot våre.
Oppbevaringsperiode
Personopplysninger lagres så lenge tvisten pågår og i ti (10) år etterpå.
Rettigheter i henhold til GDPR
Formål
For å etterkomme din forespørsel om å utøve noen av dine rettigheter i henhold til GDPR.
Kategorier av personopplysninger
Identitetsopplysninger, kontaktopplysninger og annen informasjon om deg som du oppgir i forespørselen din og som er nødvendig for å etterkomme den.
Rettslig grunnlag
Rettslig forpliktelse (GDPR, artikkel 6.(1)(c) og GDPR kapittel III).
Oppbevaringsperiode
Personopplysninger lagres i tjuefire (24) måneder etter at vi har behandlet forespørselen din.
Juridiske forpliktelser
Formål
For å overholde juridiske forpliktelser i henhold til for eksempel hvitvaskingsloven eller reglene om produktansvar og produktsikkerhet.
Kategorier av personopplysninger
Kun de kategoriene av personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle den respektive juridiske forpliktelsen.
Rettslig grunnlag
Rettslig forpliktelse (GDPR artikkel 6(1)(c) og hvitvaskingsloven, produktansvarsloven.
Oppbevaringsperiode
Personopplysninger lagres generelt i fem (5) år fra datoen de ble samlet inn. Hvis det er nødvendig for å forhindre, oppdage eller etterforske hvitvasking eller finansiering av terrorisme, lagres opplysningene i opptil ti (10) år. For andre juridiske forpliktelser kan andre lagringstider gjelde.
Informasjonen ble sist oppdatert 2026-07-13.
